В скольких экземплярах оформляется товарно-транспортная накладная кому нужно выписывать ТТН

Понятие

Товарно-транспортная накладная (ТТН) – это официальный документ, который предназначен для учёта товара и прочих материальных вещей, перевозимых на транспортном средстве через границу. В накладную вносятся сведения, связанные с оплатой и перевозкой, а также фиксируется маршрут и получение груза. Товарно-транспортная накладная выписывается в 4 экземплярах, которые получает каждая сторона сделки.

Назначение

ТТН предназначена для следующих целей:

• Учёта маршрута перемещения груза автомобильным транспортом; 
• Расчетов стоимости за перевозку;
• Подтверждения заключения договора об транспортировки товара;
• Фиксирования условий перевозки;
   

Еще в накладную вносятся условия об порядке расчета провозной платы, стоимости услуг перевозчика, а также дата отправки и получения груза.

Особенности

Есть несколько видов ТТН, которые имеют особые, унифицированные формы. Основная типовая форма № 1-Т применяется при перевозке большинства видов груза. Также есть дополнительные виды накладных, которые оформляются для отдельной группы товаров. К ним относятся: зерно, животные, молочное сырье, плодово-ягодная продукции, шерсть и прочее. С полным списком товаров можно ознакомится в постановлении Госкомстата РФ от 29.09.1997 № 68.

Кто оформляет

Транспортную накладную оформляет грузоотправитель, а заполняют все участники перевозки:

• В первую очередь заполняется основная часть накладной, где указывается основная информация про перевозимый товар и прочие условия транспортировки. Ее заполняет сам грузоотправитель.
• Далее в бланк вносятся данные со стороны перевозчика.
• В конце накладной указываются данные со стороны получателя груза.
   

Информация об перевозке обязательно должна быть детализированной. В бланк необходимо точно указывать данные о сторонах сделки. Подписывается накладная представителями трех сторон: грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Если ТТН оформляется в бумажном варианте, то подпись должна ставиться от руки. В электронном виде документа указывается электронная подпись (УКЭП). Печати в накладной не обязательны.

Виды

Помимо стандартной формы № 1-Т, есть дополнительные виды накладных. Они оформляются при транспортировках сельскохозяйственной продукции и сырья. Например, существуют формы СП-31 и СП-32, которые используются при перевозке зерна и животных. Документы были утверждены Госкомстатом, однако с 2013 года их использовать необязательно.

Если перевозимый груз не является алкогольной и спиртосодержащей продукцией, в таком случае можно использовать другие виды накладных:

• Товарную накладную по форме № ТОРГ-12;
• Транспортную накладную;
• Универсальный передаточный документ (УПД).

Отличие от товарной накладной

Помимо Товарно-транспортной накладной, существует еще и транспортная накладная (ТН). Этот документ появился позже, однако после его введения отмены ТТН не произошло. На данный момент обе эти формы задействованы при транспортировке груза по России. Между документами существуют отличия, поэтому далее мы их разберем.

Товарно-транспортная накладная:

• Необходима для фиксации транспортировки груза от отправителя до получателя;
• Подтверждает право на перевозку товара при проверках на дороге.
• Включает два раздела: товарный и транспортный, в которых вносятся данные о грузе и этапах его перевозки.
• Документ нужен для подтверждения расчетов за грузоперевозку, а также для списания товаров отправителем и получение их покупателем.
   

В свою очередь, транспортная накладная:

• Подтверждает оформление договора и правомерность транспортировки груза.
• Имеет только один раздел. В него вносится вся основная информация: о водителе, отправителе, получателе, условиях транспортировки, затраты и прочее.
• В ТН вносятся сведения о таре, способе упаковки, маркировке, а также информация о грузе: массе, объеме, размере.
• В документе также прописаны указания отправителя о параметрах транспорта, данные об условиях транспортировки товара, о фактическом состоянии груза, пломб, тары и упаковки.
• Контактные данные юридических лиц не указываются, однако прописываются номера сторон, ответственных за перевозку.
• В транспортной накладной нет подписей лиц, ответственных за отпуск груза. Также нет необходимости ставить подпись бухгалтера.
• Не включает данные плательщика.

Сведения

В первом разделе накладной указываются товарные сведения. В ней указывается информация о списании отправляемой продукции от владельца товара, а также сведения о прибытии груза получателю.

Второй раздел накладной используется для описания стоимости транспортировки груза. В соответствие с указанными данными, стороны договора производят расчеты за оказанные услуги.

Также в ТТН указывается множество других нюансов, которые следует строго соблюдать при заполнении документа.

Структура

В Товарно-транспортной накладной формата № 1-Т имеется деление на два раздела. За последние годы документ не претерпел существенных изменений, поэтому заполняется точно также, как и раньше.

Товарная часть

В товарную часть вносятся сведения о:

• Наименовании груза;
• Объёме и количестве товара;
• Параметрах и характеристиках продукции;
• Грузоотправителе;
• Покупателе товара.

Транспортная часть

Во вторую часть документа указывается следующая информация:

• Условиях транспортировки;
• Сведения о транспортной компании;
• Данные перевозчика;
• Вид и модель автотранспорта;
• Километраж маршрута;
• Дата и время отправки и получения груза.

Изменение формы документа

В 2022 году Товарно-транспортная накладная (ТТН) не претерпела существенных изменений. Основные нововведения были внесены в Транспортную Накладную (ТН). Она сократилась в объеме и приобрела статус первичного документа.

Количество экземпляров

Товарно-транспортная накладная выписывается в следующем количестве экземпляров: 4 бланка. Они составляются отправителем груза для каждого получателя отдельно. Кроме того, накладная в необходимом количестве экземпляров оформляется на каждую поездку автомобиля.

Первый

Первый экземпляр накладной сохраняет у себя отправитель груза. Он ему необходим для списания ТМЦ.

Второй

Второй экземпляр документа сдается перевозчиком получателю груза. Образец предназначается для оприходования им ТМЦ.

Третий

Третий экземпляр сдается организации – владельцу транспортного средства. Он нужен для производства расчетов за транспортировку груза. Счет за услуги отправляется заказчику автотранспорта.

Четвертый

Четвертый экземпляр также сдается организации. Накладная прикрепляется к путевому листу и служит для учета работы автотранспорта и перечисления выплат перевозчику.

Если на одном ТС перевозится несколько грузов

Если транспорт перевозит несколько видов груза на разные адреса, документ выписывается в отдельности для всех получателей и на каждый тип товара. Это увеличивает общее количество оформляемых экземпляров накладной.

Возврат после подписания

Сколько экземпляров выписывается ТТН? Заметим, что их необходимо хранить обеим сторонам сделки. Документ должен быть с подписями представителей грузоотправителя и получателя. Поэтому бланки подписываются и возвращаются, поскольку в дальнейшем бумаги задействуются в бухгалтерском учете. Также накладная может потребоваться для подтверждения совершенных действий, если понадобиться отстаивать свои права в суде.

Хранение

В соответствии с Федеральным Законом № 402-ФЗ, срок хранения Товарно-транспортной накладной, а также связанных с ней документов, составляет не менее 5 лет. Это требование распространяется на все документы бухгалтерского и налогового учета.

Какие документы нужно приложить

Помимо накладной, к стандартной форме № 1-Т может потребоваться приложить некоторые дополнительные документы. К ним относятся:

• Сертификаты;
• Договоры;
• Свидетельства;
• Паспорта.
   

Если к ТТН идут дополнительные бумаги, все они указываются в соответствующем бланке.

Как заполнить

Процедуре заполнения Товарно-транспортной накладной необходимо следовать в полной мере. Это связано с тем, что документ используется при бухгалтерском учете.

Правила

Поскольку ТТН – это учетный документ, необходимо соблюдать все нормы при его оформлении. Накладная будет задействована в бухучете, поэтому важно соблюдать следующие правила:

• Нельзя пропускать важные сведения при заполнении бланков;
• Недопустимы помарки;
• Исправления должны заверяться с простановкой даты их внесения;
• Указываемая информация не должна быть заведомо ложной.
• Под каждым бланком должны быть подписи от ответственных лиц.
   

Первичную документацию можно составлять и хранить на бумажном носителе. Также допускается оформление накладной в электронном виде. Однако если речь идет о сопроводительной документации, она оформляется исключительно в бумажном виде.

Алгоритм

В ТТН необходимо указать отправителя и получателя груза, наименование процедуры с датой, а также вид продукции. Все это указывается в двух разделах. Ниже будет более подробная информация об заполнении бланков.

Заполнение 1-го раздела в 1-Т

Первый раздел полностью заполняется отправителем груза. Для начала необходимо заполнить таблицу, вписав информацию о перемещаемом товаре:

• В первом столбике указывается номенклатурный № ТМЦ.
• Во втором и третьем — № прейскуранта с артикулом.
• В четвертый со значением «Количество» вносится число перевозимых изделий, продуктов и пр.
• Далее идет информация о цене за единицу товара, названия продукции, вес и объем, тип упаковки.
   

Далее указывается общая сумма по всем категориям продукции по складской системе. Также в цифровом выражении прописывается общая масса груза, а также полная и окончательная цена за отправляемое имущество.

В конце бланка ставятся подписи с расшифровками ответственных лиц: отправителя груза, а также главного бухгалтера. Кроме того, указываются данные перевозчика. Больше со стороны грузоотправителя здесь нечего не указывается, в дальнейшем на этом бланке распишется человек, ответственный за получение груза.

Заполнение 2-ого раздела

Во втором разделе указывается информация о транспортировке, а конкретно:

• Сроки доставки товара;
• Сведения о фирме-перевозчике;
• Данные по автотранспорту;
• Нумерация накладной и путевого листа.
   

Далее следует раздел «Плательщик». В него указываются данные о заказчике и перевозчике. Ниже вписывается регистрационный номер о серии. Эти сведения выдаются только при прохождении лицензирования, однако на данный момент данная процедура не проводится. Поэтому этот пункт можно пропустить, оставив пустым. В качестве вида перевозки, как правило, указывается «коммерческий». Путевые точки корректируются в дальнейшем, по мере продвижения груза.

Ниже идет таблица. В ней указывается способ измерения груза, а конкретно какие взвешивающие устройства использовались. Далее под таблицей будет список сопровождающих документов: в графу вносятся сведения про паспорта, акты и прочее. Рядом необходимо проставить подписи. Дальше будет еще одна таблица. В ней пишутся сведения о погрузке и разгрузке товара.

Перевозчик также вносит сведения в бланк, указывая проделанный километраж, затраты, возможные штрафы за простой и прочее. В конце бухгалтер прописывает расчет.

Ответственность

Ошибки и неточности при заполнении накладной могут стать основанием для отказа со стороны заказчика перевозки выполнять свои обязанности по ТТН и в вычете налогов. Также ошибки при оформлении Товарно-транспортной накладной могут привести к судебным разбирательствам, в случае несохранной перевозки или причинения убытков в связи с перевозкой товаров.

Некорректные сведения могут стать причиной возникновения претензий со стороны налоговых органов. В случае отсутствия обязательных реквизитов в бланке, грузоотправителю грозят штрафы со стороны налоговой инспекции, либо административная ответственность.

 

Несмотря на то, что сложилась тенденция постепенного перехода с ТТН на ТН, товарно-транспортная накладная до сих пор используется при малом количестве номенклатурных позиций в товарной части, либо в случае перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции.