Срок хранения ТТН в организации от поставщика сколько составляет

Понятие

Товарно-транспортная накладная – специальный дорожный документ, предназначенный для подтверждения выполнения условий сделки по перевозке грузов.

Бытует мнение, что товарно-транспортную накладную составляют исключительно для перевозки этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Однако это миф; оформляют бумагу в случаях, когда товар доставляет сторонняя организация,  а также, если его перевозит сам поставщик, а заказчик отдельно оплачивает услугу доставки.

Обратите внимание!  Оформлять ТТН вместо транспортной накладной нельзя.

Ранее форма 1-Т составлялась в качестве дополнения к ТН, но с 2013 года бланк перестал быть обязательным.

Бланк используется для учета перемещения транспортным средством материальных объектов и оплаты их транспортировки.

Документ двусторонний и включает в себя два раздела: в первом указывается информация о транспортируемом товаре, во втором – о грузовике, посредством которого осуществлялась перевозка товаров:

1. Товарная часть. Здесь отмечаются нужные отправителю сведения для списания товарно-материальных объектов с учёта, адресату – для получения.
2. Транспортная часть. Здесь прописываются условия оказываемой услуги: стоимость перевозки товара, количество мест, масса и прочее.

 

Функции

ТТН выполняет следующие функции:

1. Подтверждение факта заключения сделки. Это своего рода акт приема-передачи только не на материальные ценности, а на факт оказания услуг перевозки.
2. Позволяет выяснить нюансы по расчету с представителем.
3. Осуществляет учет движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
4. Сопроводительная. Документ подтверждает законность выполняемой операции.
5. Отчетная. Свидетельство передается в налоговую службу.
6. Бумага предоставляет возможность удостовериться в том, что услуга была выполнена качественно: нет потерь и краж, транспортируемый товар цел, сроки соблюдены и т.д.
    

Однако, основным назначением документа все-таки считается расчет и оплата транспортировочных услуг. Все сопутствующие функции являются второстепенными.

 

Кто оформляет

Если перевозку продукции выполняет непосредственно собственник или продавец товарно-материальных объектов, то получение и заполнение документа его прерогатива, если в договоре транспортировки не указано иное.

Если же заключается договор об оказании услуги с перевозчиком, который может осуществляться как от лица грузоотправителя, так и от лица адресата, то и оформление бумаги может быть компетенцией любой из этих сторон.

Таким образом, форма 1-Т заполняется организацией, которая заказывает перевозку груза.

 

Структура

Транспортный документ представляет собой бланк, разделенный на две страницы. Первый лист содержит шапку (главную информацию) и товарную часть свидетельства, второй – транспортную.

1. Шапка. Первые три строчки в самом верху бланка отведены под основную информацию. Здесь указываются данные грузоотправителя, грузополучателя и плательщика.
2. Товарная часть. Раздел является основанием для списания товара со склада отправителя и одновременно для получения его адресатом. Он включает в себя сведения о:
   1. Массе;
   2. Объеме;
   3. Наименовании сторон (организаций), участвующих в хозяйственной деятельности;
   4. Количество мест;
   5. Об общей сумме, наценках и иных финансовых тратах.
3. Транспортная часть. В ней указывается стоимость транспортировки и следующая информация:
   1. Условия транспортировки;
   2. Сведения об организации, которая занимается перевозкой, водителе;
   3. Марка ТС;
   4. Время в дороге, пройденный километраж;
   5. О товаре и т.д.

 

Количество экземпляров

Для перевозки с использованием ТТН необходимо иметь 4 экземпляра. Один бланк передается грузоотправителю, второй – адресату, а третий и четвертый отправляются в компанию, которая занимается транспортировкой продукции. 

 

Какие документы нужно приложить

К транспортному документу могут быть приложены следующие бумаги:

1. Сертификаты.
2. Паспорта.
3. Различные справки, свидетельства и т.д.
    

Все они должны быть прописаны в графе «Приложение» товарно-транспортной накладной.

Справка. Важно, чтобы все бумаги были заверены необходимыми подписями.

 

Как заполнять

Разберем порядок заполнения транспортного свидетельства.

1. Первым делом в бланке необходимо указать его номер (по внутреннему документообороту предприятия, которое выписывает накладную), дату заполнения. Далее, в раздел «Грузоотправитель» вносятся сведения о компании, которая занимается отправкой товара: ее полное название, адрес, где располагается организация и контактный телефон.
2. Затем таким же образом вносятся данные о получателе в строке «Грузополучатель».
3. Напротив раздела «Плательщик» прописывается наименование предприятия, которое оплачивает услуги перевозчика.
4. Напротив каждой организации в соответствующем окошке указывается ее код согласно ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). 
    

Далее оформляется товарная и транспортная часть бланка. Сведения вписываются в соответствии с наименованиями раздела.

Обратите внимание! Пустых окошек в документе остаться не должно. В местах, которые не предусмотрены для заполнения, ставятся прочерки.

Образец оформления ТТН:

Необходимость хранения

Срок хранения ТТН в организации регламентируется следующими официальными документами:

1. Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. Относительно сбережения бумаг установлены следующие правила: первичная документация, регистры бухгалтерского учета, заключения аудиторов, финансовая отчетность подлежат хранению компаний в течение сроков, определяемых правилами архивного дела. Однако данный период должен составлять не менее пяти лет после отчетного года.
2. Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года. Таблица включает в себя всю основную первичную документацию со сроками хранения. Найти документ можно по адресу – https://city-yaroslavl.ru/upload/iblock/142/Prikaz-Rosarkhiva-ot-20.12.2019-_-236-_-Perechen-tipovykh-upravlencheskikh-arkhivnykh-dokumentov-i-srokakh-ikh-khraneniya.pdf
3. В 1 пункте 17 статьи Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», принятого 22 октября 2004 года, говорится о том, что предприятия и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, включая свидетельства, отражающие трудовые отношения сотрудника с работодателем. Сроки хранения определяются федеральными законами, нормативно-правовыми актами РФ и иными перечнями.
    

Вместе с тем, сроки хранения ТТН и другой первичной документации устанавливаются иными законодательными положениями. Минимальный период сбережения налоговых бумаг указан в НК РФ, бухгалтерских – в ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для акционерных обществ действует также Положение, утвержденное 16 июля 2003 года, «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

 

Кто должен хранить ТТН

Накладные должны сохраняться у двух сторон с подписями их представителей. По окончании грузоперевозочной операции они подписываются и передаются в бухгалтерию для учета и удостоверения совершенных действий. Последнее потребуется при защите прав в случае необходимости.

 

В каком виде хранить

Хранить ТТН от поставщика необходимо в том виде, в котором она была выписана: бумажный документ нельзя оцифровать, а электронный отправить на печать. Определенных правил по данному вопросу не установлено. Поэтому хранить документ можно как в бумажном, так и в электронном варианте.

 

Первичная документация

Первичная документация в бухгалтерском учете – это любое свидетельство, которое подтверждает факт сделки налогоплательщика. Под сделкой в данном случае понимают хозяйственную деятельность, которая ведется предприятием и имеет экономический смысл.

Все первичные документы бухгалтерского учета прописаны в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Несмотря на то, что хозяйственные операции в каждой из компаний различны, существует общий список бумаг и свидетельств, которые необходимы в бухгалтерии:  

• Договор;
• Платежные документы (счета на оплату, кассовые и товарные чеки, бланки строгой отчетности и т.д.);
• ТН и ТТН;
• Документ, отражающий факт оказания услуги, ее стоимость и сроки этих отношений;
• Счет-фактура.
   

Данный перечень по договорам не окончательный, он может расширяться в зависимости от вида деятельности и особенностей бухгалтерского учета в компании.

 

Срок хранения

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, минимальный срок хранения ТТН составляет 5 лет.

 

Как перейти на новую номенклатуру

Для последовательной организации процесса кадрового производства и в дальнейшем передачи материалов на хранение или в архив необходимо использовать номенклатуру дел.

Номенклатура – это организованный список заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение 365 дней (одного года), с указанием сроков их хранения. Он нужен для грамотного распределения документов, организации их учета, сохранности и быстрого поиска.

Обратите внимание! Необходимо держать фокус на том, чтобы номенклатура дел была отражением всех задач и направлений работы предприятия или индивидуального предпринимателя. В ином случае в работе будут появляться бумаги, не включенные в данный список. Это может привести к реорганизации, потере некоторых свидетельств или нарушению порядка хранения в принципе.

Исходя из формы номенклатуры дел, которая была определена Министерством культуры РФ 31 марта 2015 года, можно выделить следующие этапы перехода на новую номенклатуру.

 

Ввести нумерацию структурных подразделений организации

Первым делом следует ввести нумерацию структурных подразделений организации. Она понадобится для формирования индекса дел.

Примечание. При многоуровневой внутренней структуре организации можно составлять сложные индексы, включающие в себя несколько групп символов, которые отделяются друг от друга дефисом. Например, отдельными индексами могут наделяться департаменты, его внутренние отделы и рабочие группы.

 

Разработать правила формирования заголовков дел

Второй шаг при переходе на новую номенклатуру – разработка правил формирования заголовков дел. Здесь важно учитывать один момент – название в четкой, но обобщенной форме должно отражать основное содержание и состав документов дела. По этой причине наименования «Документы» или «Переписка» не присваиваются. Важны уточнения: «Справки по приему на работу» или «Переписка с налоговой инспекцией РФ».

Будьте внимательны! В названии дела недопустимо использование неоднозначных формулировок: «Другое», «Входящий материал», «Общие сообщения» и т.д.

 

Распределить дела по срокам хранения

Третий шаг включает в себя распределение всех дел по срокам хранения и утверждение соответствующего порядка делопроизводства, при котором все бумаги автоматически выстраиваются по делам, исходя из сроков хранения.

В случае, если при создании документации четкое распределение по срокам хранения затруднительно, используется двоичная система: изначально все документы относятся к делам постоянного или временного хранения.

 

При отсутствии ТТН

Утрата, неправильное заполнение бланка, ошибки или опечатки со стороны грузоотправителя, спланированные обманные сделки и даже обычная безответственность или проявленная халатность – все это может стать причиной штрафных санкций и иных неприятных мер, принятых по отношению к нарушителю.

Например:

1. Пропажа учетных записей по расходам, которые связаны с перевозкой товаров. В результате в бухгалтерии образуются незакрытые дыры, что отрицательно сказывается на грамотном формировании финансовой политики.
2. Проблемы с федеральной налоговой службой. Отчислений по данной статье расходов не обнаружится. Таким образом, денежные средства попросту пропали со счета. Подобные ситуации всегда вызывают множество вопросов.
3. Наложение штрафов. Данная мера применяется также федеральной налоговой службой. Размер взыскания зависит от тяжести нарушения и количества неучтенных расходов.

Обратите внимание! В некоторых случаях налоговая служба может попросить подтверждения затрат, связанных с транспортировкой товаров. Поэтому ТТН необходима для отчетности.

 

Кого накажут

В случае, если товарно-транспортная накладная в процессе перевозки не будет обнаружена Ространснадзором, ответственность за это понесет непосредственно сам перевозчик.

Если ТТН не найдена в хранении, наказана будет та организация, в которой не оказалось данного материала.

 

Размер штрафа при отсутствии

Если водитель осуществляет перевозку товара на своем транспортном средстве, он обязан иметь при себе ТТН и предъявлять ее сотрудникам Госавтоинспекции МВД РФ при соответствующем требовании.

В соответствии с Кодексом об административных правонарушениях, если накладной на транспортируемый груз у водителя не обнаружено, ему выписывается предупреждение или штраф в размере 500 рублей.

 

Размер штрафа при нарушении правил хранения

Помимо этого, отсутствие первичной документации или иных учетных свидетельств может повлечь за собой ответственность перед налоговой службой за грубое нарушение правил учета.

В данном случае размер штрафного взыскания будет зависеть от последствий. Если проступок не привел к занижению налоговой базы, штраф составит от 10 000 до 30 000 рублей в соответствии с Налоговым кодексом РФ. Если же занижение налоговой базы все-таки произошло, санкции составят 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

 

Невозможность вычета НДС

Отсутствие ТТН, составленной по форме 1-Т, не лишает права на вычет входного НДС. Однако данная ситуация может быть одной из последствий, почему могут отказать в вычете налога на добавленную стоимость.

 

Другие возможные трудности

При отсутствии ТТН в хранении также могут возникнуть иные сложности, например:

• Многочисленные налоговые проверки;
• Трудности при иске;
• Пропажа учетных записей по расходам в отношении перевозки товара и т.д.

 

Итак, в данной статье мы выяснили, что сроки хранения первичной документации, в основном, достигают пяти лет. Помните, что при отсутствии данного свидетельства в хранении могут последовать штрафные взыскания и иные санкционные меры.