Инвойс что это такое в грузоперевозках, как выглядит и образец заполнения

Понятие

Деятельность перевозчиков на внешнеэкономическом рынке предполагает способность свободно ориентироваться в большом объеме узкоспециализированной документации. Согласно определению, invoice – это международный стандарт обозначения счета на оплату. В нем учитываются технические особенности товара, нюансы доставки, а также условия осуществления поставки.

Впервые об инвойсе заговорили на фоне быстро развивающейся торговли между иностранными государствами. Без такого документа водитель не сможет пройти таможенное оформление и довести груз из пункта отправления до конечного места.

В инвойсе указана вся информация о заказе:

• наименование продукции и ее цена;
• количество позиций;
• подробное описание;
• сведения о продавце и покупаете;
• условия перевозки и др.
   

Выписанный документ свидетельствует о том, что предмет сделки передан клиенту и у него возникло обязательство оплатить его. При переводе денег получатель должен руководствоваться прописанными требованиями.

На заметку! При осуществлении грузоперевозок за рубеж недостаточно выписать обычный счет на оплату, поскольку международные правила предусматривают заполнение инвойса.

Invoice применяется не в каждой внешнеэкономической сделке. Внутри Евразийского экономического союза (ЕАЭС) применяют классические счета на оплату и акты выполненных работ. При транспортировке груза на фуре в Армению, Беларусь, Казахстан или Киргизию перевозчику необязательно получать инвойс.

По российским законам инвойсом является документ, который возникает при организации облагаемых НДС операций. Поскольку его выдача тесно взаимосвязана с отгрузкой товара, его включают в комплект оформляемой для покупателей таможенной документации. Из-за этого инвойс активно используется в международных доставках.

Назначение

Главная задача инвойса – зафиксировать перечень груза, который будет доставлен в иностранное государство, а также его технические характеристики и цена. Чем дороже товар, тем тщательнее должен быть составлен документ. Наличие ошибок может стать причиной задержки на таможне и материальных издержек.

Инвойс подходит для реализации небольших или разовых сделок. При крупных, регулярных или специализированных поставок, лучше оформить договор. С его помощью перевозчик сможет доставлять в другие страны медикаменты, консультировать по финансовым вопросам и др. В нем подробно описана цель и стоимость сделки, оценено качество товара и его характеристики, а также прописана ответственность сторон в случае непредвиденных обстоятельств.

Инвойс защищает интересы как иностранного продавца, так и покупателя. При спорных моментах или конфликтах в первую очередь будет учитываться этот документ. Во время судебного процесса импортер или клиент должен предоставить заполненный инвойс и другие документы.

Invoice одновременно представляет собой свидетельство факта погрузки товарно-материальных ценностей, а также счет-оплату (если не была произведена предоплата). Используют его только в рамках международных сделок. Инвойс необходим для регулирования внешнеэкономической торговли, в том числе и фрахтовых перевозок.

Для чего нужен инвойс	Описание
Таможенный и консульский контроль	Уполномоченные органы в своей практике применяют совокупность мер и инструментов, чтобы управлять рисками и обеспечивать таможенную безопасность
Валютный контроль	Валютный контроль подразумевает проверку всех денежных операций, которые проводят участники международных доставок, на соответствие законодательству России

Осуществление валютного контроля с помощью инвойсов и другой документации – это условие Центробанка в международных перевозках. Как только на счет продавца перечисляются средства от иностранной стороны, банк замораживает валюту и делает запрос на необходимую документацию для проверки, в том числе и заполненный инвойс. Чтобы получить доступ к деньгам, гражданин должен предоставить нужные справки в течение 15 рабочих суток.

На заметку! Если сумма сделки составляет менее 200000 рублей по курсу, продавец оформляет документацию по упрощенной схеме. Забрать деньги можно будет после заполнения электронной формы банка.

Составлять инвойс можно на любом понятном для каждой стороны языке, например, на английском. Выдается он бесплатно после погрузки товара. Такой документ понадобится при доставке товара в Китай, Корею, США, Японию, Германию, Финляндию и др.

Аналоги в России

У инвойса не существует прямых аналогов в России. Тем не менее его часто сопоставляют со счет-фактурой, которую используют для отчисления НДС перед государством и получения вычетов. Из чистой прибыли российские предприниматели и компании вычисляют процент обязательного налога на добавленную цену. Полученное значение прибавляется к изначальной стоимости вещи (услуги).

На заметку! Покупатель оплачивает не только продукт, но и налог в государственный бюджет. Чем больше участников товарных отношений и чем сложнее разновидность груза, тем тяжелее и сложнее проходят подсчеты уплаты налогов.

Счет-фактура достаточно узкопрофильна, чтобы решать все вопросы, возникающие при покупке или продаже. Из-за этого в международных грузоперевозках стали использовать инвойс. В данном документе отображается вся информация относительно товара, а также доставки, продавца, клиента и др. В реальности инвойс и счет-фактура – это два разных документа с собственным предназначением и трактовкой.

Отличия счет-фактуры:

1. Указывается в книге продаж.
2. Используется для обоснования правомерности выполнения бухгалтерской проводки Дт 68 Кт 19 по ГОСТу (декларация).
3. Уменьшает налог.
    

Счет-фактура применяется в российской бухгалтерии для налогового учета и исчисления НДС. Инвойс же представляет собой документ международной коммерции, в котором содержится описание товара и условия доставки.

По своему содержанию он больше напоминает товарную накладную СМР или акт о выполнении работ. Таким образом можно понять, какая разница между счет-фактурой и инвойсом.

 Всегда ли нужен

Вступать в товарные взаимоотношения можно и без инвойса, однако в таком случае потерпевшая сторона не докажет факт правонарушения, возникшего в процессе международной грузоперевозки, на законном уровне. Он поможет пройти таможенную очистку, а также предоставит дополнительные гарантии как продавцу, так и покупателю.

В зарубежном законодательстве отсутствуют понятия счет-фактура, товарная накладная, акт и др. Из-за этого инвойс стал универсальным документом для проведения внешнеэкономических сделок.

В 2010 году на VI сессии Центра по упрощению процедур торговли были внесены поправки относительно цифрового фактурирования международных грузоперевозок. Несмотря на это российские автокомпании так и не могут перейти на электронный документооборот из-за действующих ограничений:

• приказ ФНС РФ от 21.12.2017 № MMB-7-6/1096@ не описывает полную структуру инвойса;
• все электронные документы должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с ФЗ-63 (понятие ЭП, которое уже несколько лет существует в РФ, уникально для иностранных контрагентов, поэтому данное явление все еще отсутствует в международных стандартах).
   

На основании данных ограничений российские грузоперевозчики при оформлении внешнеэкономических сделок должны оформлять бумажный вариант инвойса. В некоторых случаях принимаются сканы документа, отправленные письмом по электронной почте.

Invoice должен быть проведен в единой системе. Заполнение счета не требуется только при международных доставках в рамках Евразийского экономического союза, в который входит Российская Федерация, Беларусь, Армения, Казахстан и Кыргызская Республика. При перевозке груза в эти страны импортеру понадобится подготовка другой документации.

Когда использовать инвойс, счет-договор или договор

При работе с иностранными контрагентами перевозчик может использовать инвойс, счет-договор или договор. Как отмечалось ранее, invoice заполняется для проведения небольших или разовых сделок между магазином и иностранным контрагентом.

Инвойс поможет рассчитать величину таможенных пошлин и сборов на импортируемые вещи (в том числе и НДС), а также отобразит все условия доставки и оплаты.

Если доставка груза происходит регулярно, а продавец хочет упростить документооборот, подойдет счет-договор. В нем можно отобразить главные условия сделки, оплаты и доставки. 

Кстати! Счет-договор не уточняет все детали международной грузоперевозки.

При оформлении крупных или специализированных поставок, возникает необходимость оформления договора купли или продажи. В данном документе подробно описывается суть взаимодействия, стоимость внешнеэкономической сделки и др. Для помощи можно использовать инвойсбокс.

Крупными считаются контракты, по которым проходит оборот больше 3 000 000 рублей. В таком случае договор является обязательным. При валютном контроле банк поставит документ на учет и закрепит за ним цифровой код. С помощью номера банк будет контролировать все проведенные сделки.

Виды

Инвойс – это международный документ, регламентирующий товарные отношения между всеми участниками международной грузоперевозки. В экономической практике разделяют 2 формы invoice: коммерческий и проформа.

Вид	Краткое описание и как выглядит
Коммерческий	Представляет собой товарораспорядительный документ, по которому покупатель может оплатить товар
Инвойс-проформа	Предварительная справка, выписываемая поставщиком груза. Содержит промежуточные сведения о доставке, поэтому может быть исправлена или скорректирована

Поскольку инвойс декларирует продукцию, указанную в контракте, он является обязательным при прохождении таможенного пункта. Помимо этого, он выполняет функционал автодорожной накладной. Чтобы пересечение границы прошло без проблем, импортеру нужно заранее подготовить сопроводительную документацию, в том числе и инвойс.

Коммерческий

Коммерческий инвойс – это документ, который используется на международной торговой площадке. Данный документ экспортер в обязательном порядке отправляет клиенту вместе с отгружаемыми вещами. В коммерческом invoice присутствует следующая информация:

• список грузовых позиций (например, гречка) с ценами и точным количеством;
• технические характеристики;
• условия внешнеэкономической сделки;
• сведения об отправителе, импортере и покупателе.
   

Выписка инвойса обозначает, что у импортера возникает обязательство по оплате поставленного груза. Фактически, он представляет собой основание для перечисления денежных средств продавцу за товар или услугу. С его помощью получатель сможет перевести денежные средства импортеру безопасно.

Для коммерческого инвойса может использоваться разная форма составления. В международных доставках применяют специальный корпоративный бланк. Печать проставляется на стандартном бланке А4.

 Проформа-инвойс

Проформа инвойс – это предварительный счет, который выставляет продавец покупателю. Это явление на международном рынке называется инвойсинг. Когда все стороны международной грузоперевозки согласуют окончательную сумму и утвердят ее (в письменной или устной форме), можно будет выписать и закрыть коммерческий инвойс. Важно понимать, что документ подтверждает факт отгрузки продукции, но не факт ее реализации.

На заметку! Проформа-инвойс необходим для описания ситуации, когда груз отправлен получателю на консигнацию, международную выставку, экспертизу, аукцион, как сырье на дальнейшую переработку и др.

Проформа-инвойс и сам invoice являются практически равнозначными документами. Единственное отличие заключается в том, что в первом случае сведения о перевозке на машине являются промежуточными и при желании их можно скорректировать. В связи с этим проформа-документ является индикативным.

Какие сведения прописываются в документе в 2022 году:

• реквизиты;
• модели и артикулы;
• количество позиций и их цена;
• НДС;
• происхождение товара;
• условия ИНКОТЕРМС и до.
   

Для сотрудников таможни инвойс является самым главным документом. Выписать его можно товар был отгружен, но еще не поставлен, а также наоборот.

Как правильно заполнить

За весь период существования международной коммерческой деятельности в мировой практике сформировались определенные требования к заполнению инвойса. Корректно оформленный документ гарантирует быстрое прохождение таможни и последующую доставку груза. Если поставщик не может самостоятельно выписать invoice, лучше всего обратиться к сотруднику таможни.

При заполнении инвойса следует указывать только подлинные и точные сведения. В противном случае гражданину может грозить административная или уголовная ответственность. Оформление документа всегда происходит непосредственно в момент отправки. Писать в бланке можно черными или синими чернилами. Заполнить инвойс можно и печатным способом. Оформленный документ распечатывают и передают сотруднику таможенного пункта. Он сверит всю информацию с накладной и другими справками.

Инвойс в обязательном порядке заверяется личной подписью отправителя, после которой на листке проставляют печати (с 2016 года юрлица могут не использовать штампы). Эти правила универсальны, поэтому подходят для оформления как коммерческого, так и проформ-инвойса.

Общие правила

Существует ряд требований к документации, предоставляемой таможенным органом. Их выполнение является неукоснительным как для физических, так и юридических лиц.

Общие условия заполнения инвойса (спецификация):

1. Документ изготавливается на корпоративном или фирменном бланке. На таком листе уже указаны все необходимые реквизиты, а также др.
2. Сумма международной сделки должна быть прописана в той валюте, которая есть в договоре (например, доллар или евро).  Иначе нужно указать, по какому курсу будет осуществлена конвертация.
3. Для оформления инвойса используется тот язык, который ясен для обеих сторон перевозки. Сегодня реализуется двуязычное заполнение. В таком случае бланк будет разделен на 2 колонки.
4. Если груз отправляется не для коммерции, нужно прописать причину его транспортировки, например, «замена брака».
5. В случае, когда страховка и доставка покрывается перевозчиком, окончательная цена (такса) фиксируется отдельной строкой.
    

Сегодня заполнение invoice осуществляется в соответствии с международным форматом, который был утвержден в 1983 году. Согласно нормативам, при необходимости документ может состоять из 2 и более листов.

Посмотреть подробную инструкцию можно на официальных сайтах международных логистических и транспортных компаний. Содержательная информация, а также образцы по документу содержатся на платформе DHL.

Какие сведения должны быть указаны

При оформлении инвойса импортер должен указать следующую информацию: время и место отправки, происхождение товара, номер накладной, подробную опись каждой позиции, а также реквизиты получателя.

В документе указываются следующие группы сведений:

• ФИО и адрес отправителя;
• ФИО и адрес покупателя;
• дата заполнения;
• подписи;
• условия оплаты (реквизиты банка и все данные о платеже: номер счета, срок перевода денежных средств, название, адрес и SWIFT-код банковской организации, а также др.).
   

Ошибки или исправления недопустимы. По такому алгоритму можно составить любой инвойс: польский, армянский, японский, таджикский, немецкий, узбекский и т.д.

Как описывать услуги и товар

Главное при оформлении инвойса – правильно и информативно описать все товарные позиции. От этого будет зависеть время прохождения таможенного пункта, а в результате и сроки международной доставки. Во время заполнения документа избегайте сокращений или аббревиатур, а также не используйте общие и шаблонные фразы. Для каждой вещи укажите цену, модель, артикул и прочие характеристики.

Что нужно указать:

1. Сегмент использования груза.
2. Серийный и тарифный номер.
3. Материл.
4. Тип упаковочной тары.
5. Общая масса.
6. Количество мест, которые занимает груз.
7. Выручка за единицу и конечная сумма.
    

Полное описание груза гарантирует доставку из пункта отправления до конечной точки, поэтому заполнять инвойс нужно внимательно и аккуратно.

Занижать или завышать цену товара, а также перевозки запрещено. В противном случае импортер столкнется с административной ответственностью.

Информация о специфическом товаре

На некоторую продукцию установлены более строгие правила. Помимо общей информации в описании такого груза используют и дополнительные сведения.

Груз	Что необходимо указать при поездке в Европу или другое иностранное государство
Подарки	Указывается фраза Unsolicited gift, а также технические характеристики
Часы	Прописывается цена всех составляющих: корпуса, подвижных элементов оборудования, а также др.
Химические вещества	Должна присутствовать запись: «Заявляю, что хим. вещества в отправлении не подлежат контролю, согласно нормам TSCA»
Текстильные изделия	Дополнительно вписывается состав ткани материала в процентах, вид переплетения, а также категория покупателей. Образцы помечаются особым текстом
Биологические образцы	Происхождение, причина транспортировки (эксперимент, тест), сроки хранения, способ перевозки

Перед отправкой импортер должен убедиться, что все сведения были корректно внесены в инвойс. Иногда недостаток знаний в логистической отрасли приводит к серьезным проблемам с оплатой, а также самой доставкой груза.

Кто его заполняет

Оформлением инвойса занимает тот, кто продает товар (импортер, продавец, законный представитель, доверенное лицо и др.). Заполняется он только в случае, когда груз идет на экспорт. Следует учитывать, что продавцы, ведущие внутреннюю деятельность только на территории Российской Федерации, не используют такой документ.

В таком случае подойдет традиционный счет или счет-фактуру. Если доставка продукции требуется в иностранное государство, продавцу или импортеру нужно оформить инвойс. Также получить документ может и законный представитель организации, которая поставляет товар за рубеж.

Кто может заполнить:

• продавец;
• импортер;
• сотрудник компании;
• законный представитель;
• доверенное лицо.

На каком языке оформляют

Инвойс заполняют на языке заказчика. Для таможни может понадобиться и дополнительный экземпляр на русском языке. Сегодня активно используются и двухсторонние документы, оформленные на нескольких языках.

Кстати! Для соблюдения законодательной базы, русскому заказчику необходимо перевести инвойс на родной язык. Сделать перевод может любой сотрудник организации, например, бухгалтер или секретарь.

Зачастую российские импортеры выставляют документ одновременно на английском и русском языке.

Количество экземпляров

Выдается invoice в 6 экземплярах.

Экземпляр	Кому отдается
Оригинал	Кладется непосредственно в груз
Отгрузочная справка	Отправляется вместе с накладной как вложение
Копия	Перенаправляется покупателю
Четвертый экземпляр	Отдается на руки импортеру
Пятый и шестой вариант	Остается у перевозчика

При выполнении услуг достаточно всего оба экземпляров, один из которых остается у заказчика, а второй у исполнителя.

Образец

В Интернете можно найти образцы, которые наглядно покажут, как правильно заполнять инвойс и какие данные в нем следует отобразить. При желании их можно скачать в формате pdf или word.

Образец сертификации:

1. Вверху бланка укажите дату отправки товара, а также номер документа.
2. Напишите данные об импортере и реквизиты компании.
3. Далее внесите сведения о получателе.
4. В следующих строках должна содержаться информация о месте отправки, происхождения и получения груза.
5. В конце нужно внести номер накладной и валюту того государства, в которое будет произведена доставка.
    

Следующая часть инвойса посвящена грузу. Здесь проводиться опись каждой позиции: масса, технические характеристики и др. В завершение документа импортер должен поставить личную подпись. Взять инвойс пример, а также картинки и фото заполненной справки можно и на сайте транспортной компании TNT или СДЭК.

Конструкторы на сайтах

Существует несколько универсальных конструкторов, которые помогут продавцу правильно оформить инвойс. Готовый документ можно будет скачать в формате pdf. Такие инструменты сэкономят затраченное время и усилия.

Простые онлайн конструкторы инвойса:

• Logaster;
• Invoice.2go.com;
• Square Invoices.com;
• Google Docs;
• Microsoft Excel;
• Ворд;
• Bitrix24.com;
• Invoice Generator.com и др.
   

Эти сервисы подходят для оформления документации как для международных, так и мелких сделок. Помимо этого, здесь можно сделать презентацию бренда и т.д.

Что будет при ошибках

Сотрудники таможни тщательно проверяют полноту и правильность заполнения инвойса. Если импортер допустил ошибку, это может привести к затяжной растаможке, срыву сроков доставки и дополнительным материальным издержкам.

Кстати! Исправить или поменять данные, указанные в документе, можно только по обоюдному согласованию продавца и покупателя. Все корректировки подтверждаются личными подписями, а рядом указывается дата изменения.

Ошибки в таможенной документации могут привести к штрафам и другим санкциям. До выяснения обстоятельств груз будет задержан. Инвойс используется не только в перевозках на авто, но и в судоходстве (фрахт), авиаотрасли и др.

Как проверить заполнение

Инвойс – это один из самых важных документов при осуществлении международных грузоперевозок. Перед отправлением товара импортеру следует еще раз проверить документ и убедиться, что все указанные сведения являются точными и достоверными.

На что обратить внимание:

1. Сведения о продавце и получателе в инвойсе и автомобильной накладной CMR совпадают.
2. Ценность вещей указана в валюте того государства, куда будет доставлен груз.
3. Разбивка цены по каждой позиции выполнена верно.
4. Число копий. Всего требуется 6 экземпляров.
5. Химические средства, образцы и другие специфические товары описаны должным образом.
    

Если импортер придерживался всех правил заполнения, проблем на таможне не возникнет. Сотрудник сверит информацию, и водитель пересечет государственную границу.

 

На международном рынке, в том числе российском и китайском, грузоперевозки стали отдельным сегментом бизнеса. Проведение подобных сделок подразумевает оформление таможенной и пропускной документации. Правильно заполненный invois гарантирует безопасную доставку товара из пункта отправления в конечную точку.

Он защищает как импортера, так и покупателя от непредвиденных ситуаций и мошеннических схем. Из-за этого важно знать, как оплатить инвойс и для чего он нужен во внешнеэкономической деятельности. Эти знания помогут осуществить грузоперевозку в иностранное государство быстро и легко.