Чем отличается УПД от ТТН заменяет ли документ товарно-транспортную накладную

Понятие

Грузоперевозки – это один из самых популярных видов коммерческой деятельности как в России, так и за рубежом. Для поставок производитель должен формировать материальную, техническую и другую документацию. Важное место во внутренних и международных доставках занимает ТТН, а также УПД.

Под УПД принято подразумевать универсальную передаточную документацию. Он соединяет в себе черты классической счет-фактуры для уплаты и налогообложения НДС, а также накладной, свидетельствующая о факте отгрузки.

Кстати! Передаточные акты упрощают процедуры, связанные с разными типами имущественных прав, в том числе сотрудничество производителей с контрагентами.

УПД относится к первичной документации, поэтому оформляется в бумажном варианте. Подготовить бланк можно через программы: Word, Excel, 1C и др. На основании акта сотрудники компании могут списать товар со склада и подготовить его к дальнейшей транспортировке. После того как все условия контракта будут выполнены, придаточный документ заверяется личными росписями и отметками. Далее он передается уполномоченному лицу. В дальнейшем УПД применяется для ведения первичного бухгалтерского и налогового учета.

С помощью информации, зафиксированной в бланке, можно списывать затраты, отслеживать издержки и др. УПД заменяет сразу несколько документов, благодаря чему происходит сокращение документооборота. Через акт оформляют отгрузку товаров, материалов, работы и услуги.

Единственное обязательное условие для выписки УПД – это фиксация данной справки в учетной документации фирмы. При этом оформить справку можно в любой момент. Отправителю необязательно дожидаться конкретной даты или окончания квартального периода.

Предпосылки для применения

Последние несколько лет УПД используется в торговле, а также грузоперевозках. Возможность разработки универсального передаточного документа была обусловлена принятием нового Закона о бухгалтерском учете. Так, последние 10 лет организации могут не оформлять хозяйственные операции унифицированными бланками. Таким образом, у организаций появилось право выписывать самостоятельно разработанную и утвержденную надлежащим образом «первичку». 

На заметку! Нововведения установили, что производители могут объединять два документа: счет-фактуру, а также ТТН или ТОРГ-12. С помощью первого налогоплательщик подтверждает расходы, а вторым – вычеты по НДС.

Чаще всего УПД применяют при отгрузках продукции, а также привлечении к договору посредников. Помимо этого, передаточный акт полезен в случаях предоставления имущественных прав как в исключительном порядке, так и посредством соглашения.

Универсальный документ

ФНС инициировала создание универсального передаточного документ на базе традиционной счет-фактуры. Типовой бланк был опубликован в соответствующем юридическом акте. Образец УПД прикреплялся к приложениям.

В разработанной форме УПД расположены реквизиты, которые нужны для ведения первичного учета. Благодаря этому налогоплательщики могут выписывать его для осуществления сразу нескольких целей:

• последующее формирование отчетов и других документов;
• налогообложение;
• оформление вычетов;
• отчетность за издержки производства и полученные денежные средства.
   

Если компания принимает решение о введении передаточного документа в оборот, ей нужно изучить несколько организационных нюансов. Например, в чем разница между УПД и ТТН.

Соответствие УПД и счета-фактуры

В 2021 году произошла редакция постановления Правительства России. Преобразование типовой формы счет-фактуры было обусловлено введением системы прослеживаемости грузов. Теперь выписывать данный документ должны все плательщики налогов даже в случаях, когда товар не был включен в программу.

Бланк УПД также требует некоторых правок. В частности, в акт следует добавить несколько граф.

Графа	Описание
5а	Отображает информацию о поставке
11	Содержит регистрационный номер транспортируемой продукции, которая подлежит отслеживанию
12 и 12а	В данных пунктах указывается код и единица товара
13	Прописывается количество грузов

Помимо этого, в 11 строке следует прописать новое название «Регистрационный номер таможенной декларации». Внести правки можно самостоятельно или с помощью сторонней компании.

Сроки оформления

УПД должен отвечать правилам, прописанным в НК РФ, а также ФЗ №402. Только при соблюдении установленных норм акт может использоваться сотрудниками бухгалтерского отдела, а также другими уполномоченными лицами.

Кстати! Счет-фактура или ТТН выписываются в рамках 5 суток с момента отгрузки, выполнения условий контракта, др.

Следует помнить, что УПД оформляется только при реализации имущественной процедуры. В таком случае производитель сможет соблюсти условия НК РФ и ФЗ №402.

Порядок заполнения

Оформление УПД всегда начинается с определения статуса документа. Положение справки устанавливает, в каком качестве она будет применяться: как счет-фактура или первичная документация для учета расходов.

Правила при статусе 1

При статусе «1», в дальнейшем УПД выполняет функции сразу нескольких документов. В таком бланке заполнению подлежат все графы. Особенное внимание нужно уделить реквизитам, предусмотренным следующими законодательными актами:

• НК Российской Федерации;
• Постановление;
• закон о «О бухгалтерском учете».
   

Как только в форме будет указан статус, производитель может переходить к регистрационному коду и времени составления.

На заметку! Графа 3 заполняется только при факте отгрузки продукции. 

В следующих пунктах нужно приписывать условия оплаты, валюту, а также идентификатор договора (если такой был заключен).

Затем в передаточном документе фиксируется объем страниц и ставятся подписи от уполномоченных лиц, например, сотрудника бухгалтерии.

Правила при статусе 2

Если статус был определен под номером «2», УПД наделяется функционалом только первичной документации. В таком случае составитель может не указывать реквизиты, поскольку в будущем акт будет только подтверждать факт осуществления той или иной процедуры.

Графу 5 «К платежно-расчетному документу» можно оставить пустой. Последующее заполнение документа происходит по аналогии с первым вариантом.

Как присвоить номер УПД

Законодательная база России определяет некоторые условия для нумерации документов. Цифровые коды передаточного акта присваиваются последовательно.

Каким образом определяется:

1. Для формы с положением «1» код определяется с учетом хронологии нумерации счет-фактур.
2. Для бланка со статусом «2» номер присваивается на основании нумерации первичных документов.
    

Данная схема применяется и к УПД, составленным с помощью цифровых носителей.

Порядок по строкам

В передаточном акте присутствует 19 строк, каждая из которой отображает те или иные данные относительно грузоперевозки.

Графа	Описание
1	Реквизиты и цифровой код
2	Информация о поставщике и грузополучателе
3 и 4	Оформляется при отгрузке продукции
5	Сведения о платежном документе
6	Размер акциз
7	Денежная единица
8 и 9	Идентификатор госконтракта
10	Государство изготовления груза
11	Номер транспортируемой группы товаров
12	В чем измеряется продукция
13	Количество позиций
14 и 19	Наименования сторон, участвующих в заказе
16	Дата получения

Помимо этого, в УПД проставляются личные подписи от должностных лиц, а также печати и штампы.

Особенности заполнения табличной части

Оформление таблицы в передаточном документе осуществляется с учетом некоторых нюансов счет-фактуры: размер налоговой ставки и акциз, количество товарных позиций, страна происхождения груза и др.

Кстати! Все указанные сведения должны быть точными и правдивыми. В противном случае УПД будет считаться недействительной.

Подписи

Наличие подписей является обязательным условием для выписки передаточного акта. Под табличной частью документа должен расписаться руководитель, а также главный бухгалтер. При присвоении второго статуса бланк можно не подписывать.

Росписи в форме проставляются по определенному алгоритму:

1. В 10 графе – лицо, которое отгрузило продукцию.
2. В 13 строке – лицо, ответственное за оформление заказа со стороны поставщика.
3. В 15 пункте – лицо, которое получило товар.
4. В 18 графе – лицо, ответственно за оформление заказа со стороны получателя.
    

Обязательства по подписанию УПД могут быть возложены на законного представителя.

Даты

Под основной частью бланка расположены поля для дат. Первая строка отвечает за время составления, одиннадцатая – момент отгрузки, а 16 – дату получения.

Может ли отличаться дата отгрузки и дата составления документа

ФНС допускает расхождения между временем оформления бланка и временем грузоперевозки.

Когда отличия допустимы на законном уровне:

1. Процедура отгрузки была проведена на следующие сутки после выписки передаточного документа.
2. Оформление УПД происходит после грузоперевозки.
    

Разные даты УПД и ТТН также могут быть.

Особенности исправления ошибок

Ошибки, допущенные при заполнении УПД, исправляются в соответствии с письмом ФНС. На порядок корректировки влияет статус, который был присвоен документу. Важно понимать, помешают ли налоговым органам неточности идентифицировать грузоотправителя, получателя, наименование, ее цену, размер налога и др.

Если ошибки присутствуют в сведениях, относящихся к первичному документу и к счету-фактуре, лучше составить новую форму. В качестве основания для изменения УПД нужно выписать специальный бланк – дополнительное соглашение к контракту или протокол смены цен.

На заметку! В случае, когда корректировке подлежат показатели только первичной документации, правки вносятся по требованиям Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Понятие

В торговле и грузоперевозках используется не только УПД, но и ТТН. Торгово-транспортная накладная представляет собой документ для первичного бухгалтерского и налогового учета. На основании формы 1-Т грузоотправитель списывает товары со склада и помещает их под соответствующую процедуру. Выписывается накладная на все поставки, в которых участвует сторонняя логистическая организация или посредники.

Как и УПД, ТТН относится к первичной документации. Проверить наличие накладной могут любые уполномоченные на это действие лица: сотрудники ГИБДД, полицейские и др. Фактически, ТТН подтверждает, что между сторонами заказа был заключен договор. При отсутствии или некорректном заполнении бланка производителя ожидают штрафные санкции и конфискация груза, а при наличии отягощающий обстоятельств приостановление деятельности.

После приемки товаров накладная передается обратно в бухгалтерии или архив, где в дальнейшем будет применяться для оставления финансовой документации и отчетов.

Назначение

Прежде всего ТТН указывает на то, что сделка купли-продажи проходит на законном основании. В форме указываются все сведения относительно груза, отправителя, получателя, перевозчика и т.д. В случаях, когда между сторонами сделки возникают какие-либо противоречия, первым делом рассматриваются сведения из товарно-транспортной накладной. Помимо этого, с помощью 1-Т происходит расчет зарплаты водителя.

ТТН в обязательно порядке выписывается на транспортировку алкогольной или спиртосодержащей продукции. Если при перевозке данных грузов у экспедитора не будет при себе накладной, заказ будет считаться противозаконным. В таком случае компания потерпит дополнительные материальные издержки.

Кстати! Иногда ТТН выступает в качестве книги пожеланий. Здесь присутствуют отдельные графы для претензий и др.

 Структура

Товарно-транспортная накладная имеет собственную структуру. В самом верху бланка можно увидеть шапка. Здесь указываются наименования компаний, их реквизиты и контактные данные. Далее документ делится на 2 раздела – «Транспортный» и «Товарный».

Какие сведения присутствуют в ТТН:

• технические характеристики;
• цены без и с учетом наценки;
• вид упаковки и т.д.
   

Как и в УПД, в форме 1-Т присутствуют таблицы, а также поля для подписей и специальных отметок.

Сколько экземпляров необходимо

Чаще всего ТТН выписывается в 3 экземплярах, которые распределяются между всеми участниками заказа: грузоотправителем, получателем и водителем. Поскольку товарно-транспортная накладная используется в качестве первичной документации, может потребоваться оформление дополнительного бланка.

Использовать форму повторно запрещено, поскольку это противоречите действующим законам. Тем не менее ТТН может выписываться на разносортные грузы, а также на нескольких адресатов одновременно.

Как заполнять

Заполнение товарно-транспортной накладной регулируется некоторыми нормативно-правовыми актами. Образцы ТТН можно найти в приложениях к Постановлению РФ или в интернете. На сайтах присутствуют как пустые, так и оформленные типовые бланки.

Правила:

1. Вписывать сведения можно черными или синими чернилами.
2. Документ выписывается на каждого участника заказа и на каждую поездку.
3. Все внесенные правки заверяются подписями, отметкой «Исправлено» и датой.
    

Указывать в ТТН можно только ту информацию, которая соответствует действительности. В противном случае форма 1-Т не будет иметь юридической силы. Чтобы выписка бланка прошла быстро, уполномоченное лицо может придерживаться разработанного алгоритма.

Прежде всего в товарно-транспортной накладной заполняется шапка. Особенное внимание нужно уделить кодам ОКТМО. Далее можно перейти к разделам. В товарной части присутствует объемная таблица, в которой присутствуют следующие данные: код ТН ВЭД, количество груза, его вес, номер прейскуранта, а также др. Помимо этого, сюда вписываются сведения о наценке и ценах.

В транспортном разделе фиксируется информация о сроках поставки, а также задействованном транспортном средстве (тип, модель, номер). Справа от таблицы находятся графы, в которую вписывается дополнительная документация. Внизу листка ставятся подписи с расшифровками.

Как выбрать документ

Выбор документа зависит о того, какие условия были прописаны в договоре и каким образом происходит поставка продукции. Так, ТТН выписывают в случаях, когда:

• товар доставляет сторонняя логистическая компания;
• перевозка осуществляется силами производителя.
   

Помимо этого, форма 1-т должна сопровождать любую сделку купли-продажи алкогольной или спиртосодержащей продукции.

Кстати! При самовывозе оформлять товарно-транспортную накладную не нужно. В таком случае все обязательства по доставке груза возлагаются на покупателя.

УПД заполняется при передаче продукции или имущественных прав. Для одной стороны заказа такой документ подтверждает факт поставки, а для другой – получения. При этом передаточный акт не является подтверждением заключения контракта.

Какие дает преимущества

Как отмечалось ранее, УПД упрощает документооборот и любые сделки купли-продажи. Среди преимуществ передаточного акта выделяют:

1. Минимизация издержек на бумагу и прочую канцелярию.
2. Унифицированная форма документа для любых видов заказов.
3. Экономия времени на заполнение сопроводительной документации.
4. Сокращение отдела архива.
    

УПД применяется во многих сегментах коммерческой деятельности. Он легко заполняется и снижает уровень нагрузки.

Какие есть недостатки

При выписке УПД зачастую сотрудникам компании потребуется оформлять и другие бухгалтерские документы, например, декларации или накладные. Помимо этого, при выписке данного акта могут возникнуть перебои с рассмотрением электронной формы.

Кстати! Заполнять УПД может только уполномоченное на это лицо.

Когда может использоваться вместо ТТН

УПД нельзя оформлять вместо ТТН. Данное правило прописано в Постановлении РФ. Тем не менее передаточный акт можно выписывать при отгрузке продукции с ее последующей поставкой в место назначения.

УПД заменяет товарно-транспортную накладную только тогда, когда в контракте прописана отгрузка продукции на склад покупателя автомобильным транспортным средством.

Когда УПД заменяет ТТН:

• передача имущественных прав;
• передача оказанных услуг.

Использование в качестве дополнения

В некоторых случаях УПД допустимо использовать в качестве дополнения. При этом передаточный акт может заменять классическую счет-фактуру и некоторые другие первичные документы (например, акт выполненных работ). Решение об использовании УПД принимает должностное лицо.

Если условия сделки предусматривают поставку заказанной продукции, к передаточному документу в обязательном порядке прикрепляется накладная. Данное правило регламентировано ФЗ и Приказом Минфина. Выписывается ТТН раньше УПД.

 

Товарно-транспортная накладная и УПД – это документы, которые используются в торговле и при грузоперевозках. Процесс доставки товаров всегда сопряжен с некоторыми особенностями и нюансами. Чтобы вести высокодоходную деятельность, производитель должен разбираться в законодательстве и сопутствующих нормативно-правовых актах. Поэтому важно знать, нужна ли ТТН если есть УПД.