Переезд организации – ответственное событие, требующее серьезной предварительной подготовки. Грузоперевозки для офисного переезда выполняют мувинговые компании, которые избавят администрацию офиса от проблем с погрузкой мебели и имущества, доставкой на новое место и установкой в помещении.

В предлагаемом материале рассматриваются особенности перевозок офисного имущества с учетом организационной процедуры и критериев определения исполнителей мувинга.

Даже для маленькой компании переезд – серьезное мероприятие. Но прежде чем его затевать, надо окончательно определить целесообразность такого шага и подготовиться.

Первое, что следует взвесить, обсудив с руководством и персоналом компании – как переезд повлияет на бизнес, насколько целесообразно менять адрес организации.

Переход в новое помещение, пусть даже с большей площадью и удобным расположением, не всегда оправдан, если старое место популярно среди постоянных клиентов. Обустройство по другому адресу займет время, а часть прежних посетителей может избрать иную организацию.

Но если решение принято, потребуется:

• установить сроки проведения переезда;
• назначить ответственных из числа руководящих работников компании за перевозку имущества;
• предупредить персонал о предстоящем мероприятии, обсудив сроки и необходимые меры.

После того как дата выезда назначена, приступают к подготовке.

Подготовительные работы перечислены в таблице.

Переезд проводят следующими способами:

• силами персонала компании – приемлемо при небольшом количестве имущества, наличии грузовой техники и присутствии мужчин в штате организации для погрузки и переноски вещей;
• с привлечением частного исполнителя – если компания стеснена в средствах;
• мувинговой компании – снимает часть организационных вопросов, есть гарантия сохранности техники.

Возможно привлечение частных подрядчиков, если такие исполнители получили статус самозанятых, при надлежащем оформлении отношений. Если лица, предлагающие услуги домашних и офисных грузоперевозок, занимаются этим нелегально, компания не сможет официально заключить договор, оплатить услуги безналичным переводом.

При обращении к частным исполнителям сохраняется вероятность повреждения имущества, поскольку невозможно гарантировать качество услуг.

Эти проблемы решит профессиональная мувинговая компания.

Фирмы, предлагающие услуги мувинга, выполняют:

• разборку мебели;
• упаковку вещей;
• погрузку и разгрузку с такелажными работами и заносом на этаж;
• расстановку мебели на новом месте со сборкой и установкой;
• уборку освобожденного помещения.

Организация выделяет транспорт для перевозки мебели и офисной техники, необходимое количество грузчиков.

Непосредственно перед переездом следует:

• упаковать вещи и бумаги, отметив коробки с ценными документами, за перевозкой которых требуется особый контроль;
• разобрать и подготовить к переноске мебель, если работы выполняются собственными силами;
• разместить указатели в новом помещении о принадлежности комнат со стрелками, показывающими направление движения.

Переезд проводят в таком порядке:

1. В назначенный день мувинговая компания подает транспорт с грузчиками.
2. Вещи и мебель выносят, грузят в кузов автомобиля и перевозят.
3. Перевезенное имущество разгружают и устанавливают в офисе.

Назначенные ответственные сотрудники контролируют погрузку. Ценные предметы и важные документы лучше занести в кабинет руководителя, закрыв на ключ, чтобы обеспечить сохранность.

На заметку. При наличии сейфа и других тяжелых предметов это следует оговорить с мувинговой компанией, поскольку переноска подобных вещей подлежит отдельной оплате.

Чтобы исключить проблемы при переезде, следует учесть такие рекомендации:

• назначить дату и время выезда на будний день с утра, чтобы уложиться в рабочие часы; не нужно переезжать в конце квартала, перед большими праздниками и длинными выходными – в эти дни мувинговые компании особенно загружены;
• организовать процесс переноски мебели, чтобы сотрудники не мешали друг другу;
• контролировать работу грузчиков, чтобы исключить повреждение мебели или офисной техники;
• предметы со стертой маркировкой размещать в отдельном помещении, чтобы определить принадлежность;
• заранее договориться с мувинговой фирмой о дате и времени подачи техники и грузчиков, накануне согласовав договоренности;
• изучить сайт организации; при отсутствии официальной регистрации юрлица стоит поискать другого исполнителя;
• детально проработать содержание договора с включением пунктов об ответственности, проверить приемлемость соглашения по страховке имущества;
• убедиться, что цены не завышены, сверить стоимость у других компаний, определив подходящего исполнителя;
• проверить отзывы о мувинговой организации в независимых источниках.

Эти советы просты, но минимизируют риски, связанные с недобросовестными исполнителями и недостаточным учетом важных факторов при организации переезда.

Определение исполнителя – важный шаг, от которого зависит успешность переезда.

При выборе мувинговой компании оценивают такие критерии:

• продолжительность работы – опытные фирмы предпочтительнее новых организаций;
• уровень цен;
• набор предлагаемых услуг;
• укомплектованность транспортного парка;
• наличие официального сайта с учетом содержания;
• возможность заключения договора.

По этим условиям определяют предпочтительность компании.

Цена мувинговых услуг определяется:

• регионом с учетом уровня конкуренции, влияющего на рост цен;
• расстоянием между старым и новым офисом;
• состоянием дороги;
• количеством вещей и мебели, влияющим на вид техники и число грузчиков;
• высотой этажей прежнего и нового помещения.

Цену увеличат при необходимости дополнительных услуг: уборки старого офиса после переезда, погрузки сейфов и других тяжелых предметов.

Взаимоотношения с мувинговой компанией определят условия договора. Документ составляют с указанием:

• предмета договора с датой подачи техники, численного состава грузчиков, перечня порученных работ и сроков исполнения;
• прав и обязанностей сторон;
• размера, порядка и сроков оплаты;
• продолжительности действия документа;
• форс-мажорных обстоятельств, освобождающих стороны от обязательств.

Отдельно оговаривают ответственность исполнителя за сохранность перевозимых предметов мебели и техники, другого имущества с определением размера и способа возмещения ущерба в связи с недобросовестным исполнением обязанностей.

Договор подписывает руководитель компании, ставится печать.

Далее приведен краткий обзор организаций, проводящих офисные грузовые перевозки в Москве и области.

Преимущества фирмы в следующем:

• полной материальной ответственности за сохранность груза с включением соответствующих пунктов в договор;
• гарантиях выполнения работ в оговоренные сроки и время;
• применении собственных материалов для упаковки перевозимых предметов;
• точной смете с расстановкой цен по каждой операции.

Представитель компании предварительно выедет на место, чтобы оценить объемы работ и определить стоимость, подобрать подходящий транспорт.

В отличие от квартирных грузовых операций цены установлены исходя из числа рабочих мест в офисе, составляя для такого количества:

• до 10 – от 19 900 руб.;
• до 20 – от 39 800 руб.;
• до 50 – от 59 700 руб.

При большем числе мест цену устанавливают на договорных условиях. Детальнее работа организации представлена на официальном сайте http://ms-pereezd.ru/.

Преимущества этой компании в предоставлении гарантий:

• полной сохранности перевозимого имущества с фиксацией условий в договоре;
• страхования транспортной операции со стоимостью страховки до 1 млн рублей;
• быстрого и четкого решения вопросов;
• надлежащего оформления документации: договора, акта выполненных работ, счета-фактуры.

Средний уровень цен с учетом почасовой оплаты составляет:

• для пакета «Эконом» – от 900 руб.;
• для стандартного набора – от 1 200 руб.;
• пакет «Премиум» – от 2 500 руб.

Возможно назначение фиксированной цены с предоплатой или оплатой по факту, при наличном или безналичном расчете.

Услуги фирмы отличаются такими преимуществами:

• выполнением работ любого уровня сложности;
• оперативной подачей машины – в течение двух часов от момента заказа;
• оказанием услуг в любое время суток;
• низкой ценой (от 4 800 руб.);
• опытными грузчиками;
• возможностью оказания дополнительных услуг: разборки и сборки мебели, установки и подключения техники, упаковки перевозимых предметов.

С учетом количества рабочих мест цена составляет:

• до 5 – 6 400 руб.;
• до 12 – 12 000 руб.;
• до 20 – 16 000 руб.;
• до 30 – 22 000 руб.;
• от 30 и более – от 555 руб. за каждое место.

Приведенные цены не включают стоимость упаковки, сборки и разборки мебели, перевозку крупногабаритных и тяжелых грузов.

Надлежащим образом подготовленный переезд пройдет легко и без сложностей. А мувинговая компания возьмет на себя часть организационных вопросов по перевозке имущества.