Грузоперевозки сопровождает установленный законодательством документооборот, включающий оформление различных бумаг в зависимости от особенностей транспортной операции, характера перевозимых товаров, задействованного вида транспорта. В предлагаемом материале рассматриваются сопроводительные документы на перевозку груза с учетом необходимого комплекта документации.

Основа любой деятельности – бухгалтерский учет. Это в равной степени распространяется и на грузоперевозки. Предусмотрены определенные комплекты документации, оформляемой при доставке грузов различными видами транспорта (включая смешанные операции). От правильности оформления бумаг зависит выполнение бухгалтерских проводок, составление налоговой отчетности.

Нормативные акты предусматривают различные пакеты документов с учетом привлеченного вида транспорта. Документооборот грузовых перевозок регламентирован:

• Гражданским кодексом РФ;
• Правительственным Постановлением № 272, принятым в апреле 2011 года, с правилами автоперевозок;
• Федеральным законом № 87-ФЗ, действующим с июня 2003 года, посвященным вопросам транспортно-экспедиторской деятельности;
• Уставом автомобильного транспорта, утвержденным в ноябре 2007 года Федеральным законом № 259-ФЗ;
• Уставом железнодорожного транспорта, действующим с января 2003 года, согласно Федеральному закону № 17-ФЗ;
• Воздушным кодексом РФ, утвержденным в марте 1997 года Федеральным законом № 60-ФЗ.

Это лишь некоторые из российских нормативов. Отдельные законодательные акты посвящены узким вопросам при перевозках определенных категорий грузов – опасных, спиртосодержащих, продовольственных и прочих товаров.

Оформление дополнительных документов на груз не потребуется, если частный владелец перевозит собственное имущество или купленный товар личным транспортом. Но и в этом случае необходим минимальный набор бумаг, подтверждающих регистрацию автомобиля, допуск к управлению и другие моменты.

В некоторых ситуациях, если товар забирает владелец личным транспортом, комплект документации ограничен, но определенные бумаги все равно иметь нужно.

Комплект документов предусмотрен при грузовых перевозках автомобильным транспортом. Важно понимать различие ситуаций. К примеру, состав бумаг разный, если:

• в автоперевозке участвуют три лица: отправитель, получатель и транспортная компания; заключают договор на доставку груза, согласно нормам гл. 40 ГК РФ, документы комплектуют в соответствии с законом № 259-ФЗ;
• получатель выступает в роли заказчика, привлекая грузоперевозчика по договору транспортной экспедиции, руководствуясь главой 41 ГК РФ и законом № 87-ФЗ;
• товар перевозят между разными подразделениями одной компании с привлечением транспортной организации (заключение договора регламентировано ст. 785 ГК РФ без изменения владельца перемещаемых ценностей);
• груз доставляет владелец (физическое лицо) личным транспортом (руководствуются требованиями ПДД).

Возможны и другие ситуации, включая доставку опасного груза или международные транспортные операции.

Действующие ПДД предусматривают наличие у любого водителя (физлица), участвующего в движении по дорогам общего пользования:

• техпаспорта на машину от изготовителя;
• регистрационного свидетельства авто;
• договора ОСАГО;
• диагностической карты техосмотра;
• водительских прав;
• документального подтверждения владения автотранспортом (для собственного автомобиля) или доверенности.

Нужную документацию проверяет сотрудник ДПС, контролирующий безопасность движения, вне зависимости от характера перевозимого товара.

Основные документы при доставке груза, оформляемые отправителем – накладные:

• ТТН – товарно-транспортная накладная по форме 1-Т, регламентированная Постановлением Госкомстата РФ № 78, вышедшим в ноябре 1997 года; обязательна при перевозке алкогольных напитков; подтвердит факт грузоперевозки, выделив транспортные расходы для снижения налоговой базы, упростит бухгалтерский учет;
• ТН – транспортная накладная, обязательность которой установлена Правительственным Постановлением № 272.

Накладные характеризуют перевозимую продукцию (мелкие и крупные партии), условия перевозок, включают прочую важную информацию.

Отдельный документ предусмотрен по факту передачи товара от продавца к покупателю после продажи. Получение купленной продукции подтверждает накладная по форме ТОРГ-12, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 132 в декабре 1998 года.

При перемещении материальных ценностей внутри одного предприятия оформляют накладную ТОРГ-13.

Образцы можно скачать в интернете в форматах Excel или Word, чтобы изучить правильное оформление.

Договор – основной документ, регулирующий взаимоотношения сторон, участвующих в междугородних и других грузоперевозках. С учетом различия состава участников возможно заключение таких соглашений:

• о перевозке товара – грузоотправитель с перевозчиком, оговаривая должные условия доставки ценностей получателю;
• о транспортной экспедиции – договора получателя с транспортной компанией о перемещении продукции из склада отправителя к заказчику;
• договора-заявки – соглашения, составленного в упрощенной форме, со сведениями о предмете договоренности.

Необходимость оформления путевого листа установлена ст. 2 Устава автотранспорта. Документ вручается водителю с выданным заданием для контроля и учета накладных расходов грузоперевозок (списания топлива, начисления заработка).

Согласно Постановлению Госкомстата РФ № 78, вышедшему в ноябре 1997 года, утверждены формы обязательных путевых листов при перевозках грузовым транспортом (Газелями и машинами большей грузоподъемности) под номерами:

• 4-с – если водитель работает по сдельной оплате; выписывают отдельно на каждый рейс;
• 4-п – при повременном начислении заработка; оформляют на смену, если товар доставляют по одному маршруту.

Дополнительно предусмотрены документы следующих форм:

• 3 – если грузы доставляют легковым автотранспортом;
• 16 – для продукции военного назначения легковой машиной (в военкоматы, воинские части и пр.);
• ПГ-1 – для индивидуальных предпринимателей;
• 4-м – при международных грузоперевозках

Образцы путевых листов представлены в интернете.

Акт приема-передачи заключают представители грузоперевозчика с отправителем и получателем для подтверждения передачи товара при его доставке. Документ указывает на факт указанного действия с датой и временем, характеристикой и количеством переданной продукции.

Составляют в двух экземплярах на стандартном листе формата А4 в произвольной форме с указанием состава участников, детальным описанием грузов. Документ подтверждают подписи ответственных представителей сторон, печати организаций. Акт служит основанием для начисления платы перевозчику как подтверждение выполненных работ по условиям договора.

Для грузов с особыми характеристиками потребуется оформление:

• разрешения на перевозку негабаритной продукции (тралами и другой тяжеловесной техникой), оформленного в транспортном надзоре;
• допуска на перемещение грузов повышенной опасности, который получают в органах транспортного надзора; задействованную автотехнику включают в соответствующий реестр ТС;
• ветеринарного паспорта при транспортировании животных (кошек, собак и пр.);
• акта, подтверждающего санитарную обработку ТС, перевозящего продовольствие;
• свидетельства СПС при транспортировании продовольственных скоропортящихся товаров (мороженого мяса, рыбы и пр.);
• сертификата, подтверждающего соответствие продукции условиям действующих стандартов;
• лицензии в Росалкогольрегулировании с допущением транспортирования алкогольных напитков;
• сопроводительного документа на перевозку леса (древесины, пиломатериалов) по форме, утвержденной Правительственным Постановлением № 1696 в октябре 2020 года.

Для грузов с особыми характеристиками потребуется оформление:

• разрешения на перевозку негабаритной продукции (тралами и другой тяжеловесной техникой), оформленного в транспортном надзоре;
• допуска на перемещение грузов повышенной опасности, который получают в органах транспортного надзора; задействованную автотехнику включают в соответствующий реестр ТС;
• ветеринарного паспорта при транспортировании животных (кошек, собак и пр.);
• акта, подтверждающего санитарную обработку ТС, перевозящего продовольствие;
• свидетельства СПС при транспортировании продовольственных скоропортящихся товаров (мороженого мяса, рыбы и пр.);
• сертификата, подтверждающего соответствие продукции условиям действующих стандартов;
• лицензии в Росалкогольрегулировании с допущением транспортирования алкогольных напитков;
• сопроводительного документа на перевозку леса (древесины, пиломатериалов) по форме, утвержденной Правительственным Постановлением № 1696 в октябре 2020 года.

На заметку. Доставка крупногабаритных грузов требует дополнительного маршрутного согласования с ГИБДД и транспортным надзором. Важно убедиться, что негабарит пройдет по дорогам, учитывая возможные препятствия.

Заказ-наряд – заявка заказчика на подачу транспортного средства. Составляют в трех экземплярах для нанимателя и исполнителя, третий документ сопровождает выданный счет на оплату услуг доставки.

Форму заказа-наряда регламентирует Правительственное Постановление № 272 с Правилами автоперевозок.

Определенный комплект документов оформляют для экспедитора. Предусмотрено составление:

• поручения (с перечислением объема работ, согласно условиям договора);
• расписки – удостоверяет факт передачи груза экспедитору от отправителя (в двух экземплярах для каждого из участников).

Форма этих документов утверждена приказом Минтранса РФ № 23 в феврале 2008 года. Образцы для заполнения можно скачать в интернете.

Если организация перевозит грузы повышенной опасности, назначают лицо, ответственное за безопасность указанных транспортных операций. В обязанности этого сотрудника входит контроль состояния задействованного транспорта, инструктирование персонала, выполнение предусмотренных мер безопасности, прочие действия для устранения влияния опасных факторов.

Работника обучают ДОПОГ, что подтверждает соответствующее свидетельство, выданное организацией, проводившей обучение. Процедуру аттестации проводит комиссия, созданная управлением транспортного надзора в регионе.

Назначают сотрудника приказом по предприятию. Его обязанности регламентирует должностная инструкция, с которой работника знакомят под подпись.

Иногда между сторонами возникают спорные ситуации, если любой из участников грузоперевозки не выполнил условия договора. Возникшие разногласия оформляют документально организованным способом. Если другая сторона отказывается от подписи, акт с претензией выполняют в одностороннем порядке, подкрепляя фото- и видеодоказательствами.

Этот акт составляют, если отправитель не предоставил груз по различным обстоятельствам. Наличие документа о непредоставлении продукции для сдачи к перевозке освобождает перевозчика, обязанного доставить товар, от возможных претензий.

Акт заполняет заинтересованная сторона. Утвержденной формы не предусмотрено, но содержание регламентировано Правительственным Постановлением № 272 с указанием:

• даты и места составления;
• ФИО и должностей представителей сторон;
• краткого изложения сути создавшейся ситуации.

Документ подписывают представители сторон, заверяют печатями организаций.

Этот акт составляют по результатам осмотра перевезенного груза в форме, аналогичной форме предыдущего документа. В содержании, кроме отмеченных выше сведений, отражают состояние доставленной продукции. При наличии претензий к качеству товара и упаковки, количеству переданных единиц это может быть отмечено в акте.

Такой документ является основанием для возмещения ущерба, если перевозчик не обеспечил надлежащее состояние груза.

Крупные организации и предприятия при определении исполнителя разрабатывают технические задания, описывающие условия доставки грузов и требования к исполнителю. Этот документ рассылают участникам тендера для ознакомления с условиями выполнения работ.

При обращении к ИП или ООО для грузоперевозок, использовании собственного транспорта предприятие ведет соответствующий бухгалтерский учет этих операций. Минтранс нормирует предусмотренные накладные транспортные расходы, отражаемые в отчетах, публикуя в нормативных сборниках.

Расходы обосновывают по принципам, указанным в таблице.

Финансовые затраты списывают по счетам 20 и 26, указывающим соответственно на расходы по основному производству и общехозяйственного характера.

Сдача отчетов бухгалтерией организации или ИП различна и зависит от системы налогообложения плательщиков (на ЕНВД, «упрощенке» и пр.).

При междугородных и других грузоперевозках предусмотрено ведение различных журналов с информацией по следующим позициям:

• регистрированию результатов проверок исправности транспорта;
• бортовым журналам, которые ведут водители;
• учету работ по техническому обслуживанию и ремонтам техники;
• инструктированию водителей;
• учету выпуска машин на рейсы;
• учету оформленных путевых листов;
• регистрации медосмотров водителей перед выходом в рейс;
• учету ежегодного обучения и пр.

Образцы и бланки журналов представлены в интернете. Компания может заказать продукцию, распечатанную типографским способом.

Грузоперевозки сопровождают следующими первичными документами:

• путевым листом;
• товарно-транспортной и транспортной накладными;
• договором;
• актом приема-передачи груза;
• счетом-фактурой и пр.

Выполнение работ по доставке товара подтверждает подписанный сторонами акт приема-передачи, на основании которого исполнитель выдает счет заказчику. Акт составляют после осмотра перевезенной продукции со сверкой по оформленной накладной.

Счет-фактуру оформляет перевозчик и вручает заказчику по результатам выполненных работ для оплаты услуг. В этом документе указывают наименование проведенной операции, стоимость с выделением НДС.

Образец счета-фактуры представлен в интернете. Специалист транспортной компании, оформляющий документ, может бесплатно воспользоваться электронным сервисом онлайн, что упростит оформление. Один из ресурсов расположен по ссылке.

Каждая сделка по грузоперевозке сопровождается оформлением коммерческих и сопроводительных бумаг. Самым главным документом после ДПГ является товаротранспортная накладная (ТТН), согласно ПП России № 272 от 15 апреля 11 г.

При отсутствии подписанного договора обязательным документом является перевозочная накладная, подтверждающая факт выполнения условий соглашения (по ст. 785 ГК России).

Акт сверки оформляется сторонами, участвующими в грузоперевозках, чтобы согласовать выполненные платежи с учетом взаимных задолженностей. Эти документы составляют сотрудники экономических служб, подписывают руководители организаций.

Такой акт необязателен, оформляют его по взаимному согласию для закрытия расчетов, если это будет необходимо.

Состав документации грузоперевозок другими видами транспорта несколько отличается от бумаг, оформляемых при доставках автомобильными средствами.

При грузовом железнодорожном сообщении требуется оформление:

• транспортной железнодорожной накладной со сведениями о городе отправки и назначения, описью перевозимой продукции, характеристикой поезда и пр.;
• вагонного листа с информацией о товаре, данных пломбирования и др.;
• дорожной ведомости с корешком (дублирует данные) со сроками доставки, пунктами перегрузки для определения размеров груза и продолжительности выполнения работ;
• квитанции о приемке товара – подтверждает завершение доставки.

При доставке товаров водным видом транспорта (морским или речным) предусмотрено оформление:

• котировки – указывает на цену доставки, направляют заказчику перед заключением договора;
• договора – определяет условия взаимоотношений сторон;
• букинг-нот – заявок на доставку товара, включенных в букинг-лист судна;
• коносамента – подтверждения вступления в договорные отношения;
• грузового плана – схемы расположения продукции на корабле;
• грузового манифеста (список и описание коносаментов на судне);
• штурманской расписки – подтверждает передачу товара к перевозке морем или речным путем;
• ТТН (по аналогу с автомобильным транспортом).

Воздушные перевозки авиатранспортом сопровождаются:

• грузовой авианакладной – формой документа для данного вида транспорта;
• инвойсом – перечнем продукции, пересылаемой получателю самолетом, с указанием цены;
• упаковочным листом – товаросопроводительным документом, описывающим особенности перевозимых товаров.

Образцы этой документации можно скачать в интернете.

Оформление сопроводительных документов при грузоперевозках в России требует определенной аккуратности и согласованности действий участников. Правильно составленные бумаги исключат возможные претензии при проверке государственных контролирующих органов и ГИБДД, упростив бухгалтерский учет.