Доставка грузов сопряжена с соответствующим документальным оформлением. В предлагаемом материале рассматривается акт выполненных работ по грузоперевозке с учетом порядка составления этого документа.

Актом выполненных работ применительно к грузоперевозкам называют документ, подтверждающий факт передачи груза получателю после доставки транспортной компанией.

Оформленный акт подтверждает исполнение обязательств перевозчиком, доставку груза по месту назначения, согласно положениям заключенного договора. Документ подписывают обе стороны после передачи груза получателю, убедившемуся в сохранности перемещаемой продукции.

Акт оформляют на основании транспортной накладной (ТТН) – основного документа, сопровождающего грузовую перевозку. ТТН составляет грузоотправитель, оформляя четыре экземпляра (для отправителя, водителя, получателя и перевозчика), с указанием:

• сроков доставки товара;
• начального и конечного пунктов маршрута;
• возможных остановок в пути следования;
• характеристики товара, сколько единиц продукции перевозят;
• данных о водителе;
• сведений о машине.

Информацию из накладной используют при составлении акта.

Груз принимает комиссия, включающая представителей перевозчика и получателя. Приемка предусматривает следующие этапы:

1. Груз доставляют на склад или в другое место, оговоренное условиями соглашения.
2. Проверяют транспортное средство по санитарному состоянию, нормам безопасности.
3. Изучают сопроводительную документацию.
4. Разгружают товар.
5. Осматривают доставленную продукцию, проверяя целостность упаковки и сохранность товара, соответствие количества.

Результаты проверки и приема отражают в акте, подписываемом членами комиссии с обеих сторон. При наличии дефектов, повреждений товара, частичном отсутствии груза эти факты фиксируют в документе, дополнительно подтверждая фото- и видеоматериалами.

При составлении акта автоперевозки или доставки груза другими видами транспорта учитывают следующие нюансы:

• отражают сумму, соответствующую условиям договора;
• акт и договор сопровождают указанием реквизитов перевозчика;
• оставленные уполномоченными представителями клиента отметки в накладной и другой документации, сопровождающей доставку, учитывают в качестве оснований для подписания сторонами акта выполненных работ.

По итогам составленного акта оформляют счет, который транспортная компания выставляет клиенту, с указанием размера суммы, предъявляемой к выплате.

При международных грузоперевозках возникает необходимость сопроводительных экспедиторских услуг с документальным сопровождением и проведением таможенного контроля перевозимого товара.

Эти услуги выполняет непосредственно перевозчик или субподрядчик, привлеченный дополнительно. Указанные условия отражают в договоре и акте выполненных работ, фиксирующем данные обстоятельства.

Документ оформляют в произвольном формате. Но чтобы исключить возможные претензии в дальнейшем, выдерживают предусмотренные условия оформления таких бумаг.

Документ оформляют в приложении Ворд. Содержание предполагает указание:

• даты составления, присвоенного номера;
• ссылки на реквизиты договора, в рамках которого выполнены работы;
• маршрута с предусмотренными пунктами остановок;
• продолжительности поездки;
• количества и характера груза;
• стоимости услуг.

После сверки всех обстоятельств и бумаг документ подписывают ответственные представители сторон, заверяют печатями организаций.

Законодательство не предусматривает унифицированного бланка. Главное – выдержать необходимые условия при составлении. Образец акта перевозки груза можно скачать в интернете. Пример такого документа для Республики Беларусь (РБ) представлен по ссылке.

Оплату услуг исполнителя со стороны заказчика производят на основании выписанного перевозчиком счета.

Порядок действий при документальном оформлении транспортной операции для оплаты услуг транспортировки следующий:

1. Оформляют договор, закрепляющий условия выполнения работ.
2. Готовят заявку на грузоперевозку, выдают ее перевозчику.
3. Составляют акт выполненных работ.
4. В пятидневный срок после доставки на основании акта выписывают счет с выдачей заказчику.

По итогам полученного счета клиент перечисляет средства перевозчику на условиях, предусмотренных договором.

Счет формируют на официальном бланке исполнителя с указанием реквизитов компании, суммы, предъявляемой к оплате, ссылки на договор и других обстоятельств, характеризующих сделку.

В верхней части бланка отмечают реквизиты организации, заключенного соглашения, основные сведения вносят в сформированную таблицу с указанием:

• порядкового номера;
• наименования работы;
• единицы измерения;
• количественного показателя.

Документ оформляют в стандартных приложениях Word или Excel. Отдельно отмечают стоимость оказания услуг и НДС.

Важно учесть систему налогообложения, по которой работает организация. При ЕНВД или ОСНО НДС указывают с учетом суммы сделки. Если компания или ИП платят налоги по упрощенке, в строке напротив НДС вместо числа отмечают, что эта позиция не подлежит расчету. При такой форме налогообложения налог на добавочную стоимость не взимают, поэтому расчет не нужен.

Современные технологии облегчают оформление актов и счетов. Бухгалтерия предприятия может использовать сервис, бесплатно формирующий документы в автоматическом режиме. На один из таких ресурсов можно пройти по ссылке.

Сервис предлагает возможность работать онлайн, не требует установки дополнительного приложения.

Для формирования акта выполненных работ необходимо следовать порядку действий, указанному в таблице.

Оформленный бланк предложат скачать и распечатать в формате Excel. Также можно получить доступ к использованию индивидуальных форм автозаполнения по сохраненному шаблону. После регистрации пользователь будет создавать новые образцы на основе сохраненных ранее форм.

Аналогичным способом оформляют счет. Для этого в разделе с бланками выбирают соответствующую позицию при таком же способе использования ресурса. Пользователю не нужно рассчитывать размер НДС. Программа произведет расчет автоматически после указания суммы сделки.

Акт выполненных работ – важный документ, служащий основанием для оплаты услуг, которые оказаны согласно условиям заключенного договора. От правильности его оформления зависит успех сделки между партнерами при автомобильных и других грузоперевозках.